Externes Audit | Horror-Szenario oder easy going?

Aktualisiert: 8. Dez 2020


Wie ist es Ihnen ergangen, als Sie das erste Mal auditiert wurden? Waren Sie total entspannt und haben die Dinge einfach auf sich zukommen lassen? Frei nach dem Motto: So schlimm wird es schon nicht werden?


Oder waren Sie nervös und sind schon am Auditmorgen total aufgekratzt durch die Firma gelaufen. Und haben gedacht „Hoffentlich geht das mal alles gut“?


Ich kenne beide Seiten aus meiner Zeit als QM-Beauftragte eines mittelständischen Industriebetriebes.


Als ich das erste Mal auditiert wurde, bin ich schon morgens wie ein aufgescheuchtes Kaninchen durch die Firma geflitzt.


Am Vorabend hatte ich noch alle Abteilungsleiter informiert. Und schon lange vorher hatte ich mit den vorbereitenden Arbeiten begonnen.



Wenn mal bloß alles glatt geht. Und hoffentlich würde der Auditor ein Netter sein. Das wünschte ich mir für mein allererstes Audit.


Das erste Mal in meinem (QM)Leben kam ich mit Murphys Gesetz in Kontakt. Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen! Der Auditor war ein echter Stinkstiefel und Normen-Vorbeter. Und einige meiner Kollegen hatten sich und ihre Mitarbeiter in keinster Weise auf das Audit vorbereitet. 😖



Kurz gesagt war dieser Audit-Tag die Hölle👿:

  • Mitarbeiter waren nicht erreichbar, als der Auditor vor Ort war.

  • Der Geschäftsführer hat sich nach dem Eröffnungsgespräch ausgeklinkt und ist zum Kunden rausgefahren. „Sie machen das schon, Frau Jünger“ Und weg war er.

  • Der Auditor ließ sich auf keine Diskussionen ein, sondern verbiss sich in den Normforderungen.


Aber irgendwie habe ich diesen Tag durchgestanden. Und trotz Pleiten, Pech und Pannen hat unser Unternehmen das Audit am Ende des Tages doch bestanden. Gut, dass es nur ein Überwachungs- und kein Zertifizierungsaudit war.


Ich war fix und fertig😵.


Würde das jetzt jedes Jahr so gehen? Ich wusste ja, dass ein Auditor nicht nur einmal ins Unternehmen kommt. In der Regel auditiert er das Unternehmen auch im nächsten Jahr wieder.


Na, das konnte ja was werden.



Zu dem Zeitpunkt ahnte ich noch nicht, dass alles ganz anders kommen sollte😊.


Ein Jahr später stand dann das nächste Audit an. Zu meiner Verwunderung stand im Auditplan ein anderer Auditor. Sollte sich dieses Mal alles zum Guten wenden?


Ich wollte mir lieber nicht zu große Hoffnungen machen. Schon lange vor dem Audit rief ich meine Kollegen zusammen. Gemeinsam👫 haben wir das Audit vorbereitet. Und auf den Tag X hin gearbeitet.


Und was soll ich Ihnen sagen? Es passte einfach.


Der Auditor war wirklich ein ganz Netter. Ihm waren die tatsächlichen Abläufe und Gegebenheiten wichtig. Für ihn war es selbstverständlich, dass wir die Norm so auslegten, wie es für das Unternehmen passte. Für ihn passte es auch, denn wir erfüllten ja die Normforderungen.


Aber was war – außer, dass es ein anderer Auditor war – dieses Mal anders gelaufen?


Warum war es dieses Mal ein wirklich „schönes“ Audit? Darüber habe ich mir tagelang den Kopf zerbrochen🤔.


Denken Sie gerade: „Oh ja, das kenne ich auch“?



Wollen Sie wissen, was dieses Mal anders war? Eine ganze Menge…


👉Ich war damals ein QM-Newbie. Und hatte einfach den Auditvorbereitungs-Stil meines „Amts-Vorgängers“ übernommen. Bei ihm war es ja – seinen Worten nach – immer gut gelaufen in den Audits.


👆Im darauffolgenden Jahr hatte ich mich in meiner Rolle als QM-Beauftragter aber längst „freigeschwommen“. Ich hatte meinen eigenen Arbeitsstil für diese Aufgaben entwickelt. Die Kollegen immer mehr in das Thema mit einbezogen. Und wir haben gemeinsam am QM-System gearbeitet.


👉Im ersten Jahr habe ich mich lange genug vor dem Audit hingesetzt und alles vorbereitet. Ja, ich. Die Kollegen hatte ich – wie mein Vorgänger – außen vorgelassen. Ich wusste es ja damals nicht besser.


👆Aber nun war auch das anders. Da die Kollegen merkten, dass ich anders arbeite als mein Vorgänger, reagierten Sie. Sie boten mir von sich aus Hilfe bei der Auditvorbereitung an. Wir gingen die Dinge gemeinsam an.


👉Wir waren uns sicher, gute Vorarbeit für den Audit-Tag geleistet zu haben. So konnten wir dem Auditor auch viel unverkrampfter entgegentreten. Und mit seiner offenen Herangehensweise kamen wir gut klar.



Was habe ich daraus gelernt?

  • Es ist nie die Aufgabe eines einzelnen – des QM-Beauftragten.

  • QM ist eine Gemeinschaftsaufgabe. Nur, wenn alle mitziehen, kann es funktionieren.

  • Audits sind kein Horror-Szenario.

  • Wenn man alles von Anfang an richtig macht, sind Audits eigentlich „easy going“.



Möchten Sie das auch mal erleben? Ein Audit, von dem Sie sagen können „Es war ein schönes Audit“?


Sie glauben nicht, dass das bei Ihnen im Unternehmen möglich ist? Weil es ja auch noch nie so war?



Ich verspreche Ihnen etwas:

Gemeinsam mit Ihnen arbeite ich eine erfolgreiche Audit-Strategie aus. Diese ermöglicht es Ihnen, in Zukunft Ihre Audits mit gutem Ergebnis zu durchlaufen.


Die Vorteile, wenn Sie mit meiner Hilfe Ihr Audit-Management wieder auf Vordermann bringen, liegen auf der Hand🖐:


  • Sie haben Audits, die erfolgreich sind und das Unternehmen weiter nach vorn bringen.

  • Daraus folgt unweigerlich eine viel höhere Akzeptanz auch bei den Mitarbeitern

  • Audits sind keine Belastung mehr, sondern ein Erlebnis, dass Sie erfolgreich durchlaufen.

  • Das „Rekrutieren“ neuer Auditoren wird zum Kinderspiel. Denn jeder sieht, dass es eine wichtige Aufgabe ist, Audits durchführen zu dürfen. Und wer übernimmt nicht gerne Verantwortung für erfolgreiche Dinge?


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